Kunsten å overrekke visittkortet sitt i Østen

Forretningsmøtet er ved å nærme seg avslutningen sin.
Dansken famler dypt i baklomma sin, drar fram et mindre småskittent og krøllete visittkort, som blir rukket fram med venstre hånd og en henkastet bemerkning:
Og du øh, her er forresten kortet min, hvis du skulle finne på å ringe …
Dersom motparten er en asiatisk forretningsmann, er den mest sannsynlige utgangen på dette møtet at han aldri vil “finne på å ringe”!
Den gjengse danske uhøytideligheten i omgangen med visittkort, som fleste hjemlige forretningsfolk visstnok kan nikke gjenkjennende til, fungerer simpelthen ikke overfor en potensiell forretningspartner fra det fjerne østenen.
Hva dansken da gjorde gal?
Alt, simpelthen!
For en asiat er visittkortet en del av personligheten hans. Han er stolt av det og behandler det med respekt og omhu – og forventer det samme av motparten sin.
En asiat ville for eksempel ikke drømme om å oppbevare visittkortet sitt i baklomma – dette urene stedet så tett på de aller lavesde legemsfunksjonene! Han betrakter det som en grov fornærmelse å få overrakt et kort, som enda er lunt av motpartens haleparti – en fornærmelse, som bare blir overgått av den topmålde ydmykelsen, det er å måtte se dansken motta hans eget visittkort med venstre hånd og straks deretter – uten å lese det – anbringe det på den samme urene plassen – bakpå.
Nei, visittkort bør anstendigvis alltid bli oppbevart i innerlommen nærest hjertet. Og forut for det øyeblikket hvor man avslutningsvis kan anbringe motpartens visittkort nær hjertet – gjerne med et ekstra mindre høflig klapp på hjertet sitt – da har det som regel utspunnet seg et helt ritual av obligatoriske høflighetstilkjennegivelser.
For det er en kunst å utveksle visittkort med en asiatisk forretningspartner.
Hvordan
Først bukker man for hverandre – særlig i Japan og i Korea. Og der gjelder den velkjente tommelfingerregelen at jo høyt man er i virksomhetshierarkiet, desto dypere bukker forventer man. Også kvinner bukker – man neier eller knikser ikke. Mellom likestilte er det normalen et bukk på en ca. 120 graders vinkel. Fleste asiater bukker flere gjentatte ganger for å bevitne respekten sin – selv overfor ellers rett gode forretningbekjente. Hvis man er i tvil, om man kanskje står overfor firmaets grunnlegger, kan man som en sikkerhetsforanstaltning avlevere et bukk så nær på 90 grader, som man nå kan nå!
Når man avleverer visittkortet selv, må dette aldri skje med venstre hånd! Bruk alltid høyre hånd.
Årsaken er enkel: Blant asiatiske folk er det fremdeles vanlig å bruke venstre hånd til å rense bagen med vann, når de har besørget på toalettet. Derfor er den venstre hånda tradisjonelt “klokken”. Det samme kjenneren vi jo også fra arabisk kultur og fra islam – og denne religionen er temmelig utbredt i Sørøst-Asia.
Hvis asiatene vil være veldig høflige – og det vil de gjerne – så pleier de dessuten å støtte sin eget høyre arm med sin venstre hånd, idet de overrekker visittkortene sine. Denne fremgangsmåte er særlig utbredt i Indonesia og Malaysia.
I Korea og Japan bruker de begge hender på en gang, samtidig med at de bukker dypt. Det er en selvfølge at man sørger for at kortet snur riktig fra begynnelsen, så mottakeren straks kan se ens navn og særlig tittel. Når mottakeren har lest av tittelen din, vil japanere og koreanere bukke for deg – jo dypt, jo mer betydningsfull du er.
Naturligvis sørger du straks for å studere motpartens visittkort med ekte og uforfalsket interesse – og du kan rolig regne med at motparten heller ikke bare like stikker visittkortet din ulest i lommen.
For nesten alle asiater er formålet med den aller førsde presentasjonen av hverandre at de kan finne ut av nøyaktig hvor du befinner deg selv i virksomhetshierarkiet.
Spesielt koreanere og japanere vil derfor bruke temmelig lang tid av den aller førsde presentasjonen til personlig småprat, som kanskje kan forekomme svevende og ubetydelig. Men la bare asiatene kjøring dette i sitt eget tempo – og fortell så mye om deg selv, som du nå selv synes vil være passende.
Etter den egentlige overrekkelsen av visittkortene vil man overalt i Det fjerne østen studere kortets tekst svært nøye, og man prøver å uttale hverandres navn korrekt. Du må endelig rette dem, hvis de fullstendig har misforstått uttalen av navnet din – liksom du må be dem rette deg. De vil aller helst uttale navnet din så korrekt som mulig, og med sine forskjellige skrifttegn (lydtegn) på henholdsvis kinesisk, koreansk eller japansk er det faktisk mulig for dem å gjøre små notater, som vil hjelpe dem til neste gang å treffe uttalen av navnet din rett presist.
Skandinaviske etternavn KAN være vanskelige å uttale for en asiat. Våre egne etternavn voldte besvær for de fleste – det kom til å lyde utilsiktet germansk! – så vi bruker fornavnene våre og er altså “Mrs.= Hanne” og “Mr.= J-ens” de fleste stedene i Østen.
Det er fremdeles hyppigst brukt at kinesere, særlig fra Kina, setter etternavnet sitt først på visittkortet. Ofte har likevel Hong Kong-kinesere eller andre kinesere, f.eks. bosatt på Taiwan eller i andre av de sydøstasiatiske landene, likefrem tatt seg et vestlig (anglo-amerikansk) fornavn, fordi de handler svært med Vesten. I så fall vil man temmelig rask kunne se om det er etternavnet eller fornavnet, som står først.
En mindre tommelfingerregel er likevel, å korte navn, ofte enstavelsesnavne, som regel er familienavnet. Altså er Mr. Hua Wong-Keong derfor Mr. Hua – liksom Hoi Tang er Mr. Hoi. Kalte man disse herrene for henholdsvis Mr. Tang eller Mr. Wong ville de nok synes at det var for familiært.
Det blir likevel mer og mer vanlig at selv asiater på et temmelig høyt nivå synes det er i orden at man kaller dem ved sitt vestlige fornavn – bare man husker stadigvekk å være tilstrekkelig respektfull og gjerne legge til et “mister” eller “mister chairman” temmelig hyppig i tiltalen. Naturligvis etter at man har vært sammen med dem et par ganger, eller hvis de selv oppfordrer til det.
Men tilbake til selve ritualet. Ofte vil man komme ut for at det blir utvekslet mer enn ett visittkort!
Først får man kanskje overrakt sin forretningspartners “business card” – altså forretningskort. Deretter følger hans (eller hennes! – det er et stigende antall kvinnelige forretningsledere i Sørøst-Asia) “private card”, hvor man vil kunne se, på hvilken adresse og med hvilken ektefelle vedkommende lever privat.
Asiatene er i parentes merket ikke vant til europeernes måte å “leve sammen med” en annen person. Der ute er man enten giftet eller enlig. Og en kvinne, som er over 28 år og ugift, blir betraktet av fleste asiater som litt av en sosial katastrofe …
Hvis visittkort-ritualet så går riktig til, får man kanskje også utlevert et spesielt “club card” – det vil si ett eller flere visittkort, som er trykket med logoen på den eller de klubbene, vedkommende er medlem av. Det kan for eksempel være Rotary, Lions Club eller Jaycees eller lignende hederskronede sammenslutninger for internasjonalt orienterte forretningsfolk. Og vedkommende forventer naturligvis å motta et lignende antall visittkort fra deg!
Skal man til Asias metropoler så som Hong Kong, Singapore, Seoul eller Tokyo, er det heldigvis forholdsvis lett å få laget nye visittkort der ute.
Eventuelt kan man få hele sitt kort oversatt til kinesisk, koreansk eller japansk – og så få det trykket på baksiden av det engelskspråklige forretningskortet. Det er stadig en del eldre bedriftsledere i Østen, som bare forstår ganske litt engelsk. Det er derfor en høflighet overfor disse at visittkortet er forståelig – og det viser at du har gjort deg uleilighet!
Visittkortene dine (gjerne flere) bør også gjøre det mulig for forretningsforbindelsene dine å lese av din organisatoriske status. Det er viktig for asiater å vite presist hvilket kompetanseområde, gjesten sin har – om det for eksempel er den administrerende direktøren eller kanskje en funksjonssjef.
Hvis en dansk bedriftsleder ønsker å gjøre medarbeideren sin mer beslutningsdyktig på forretningsreisa til Østen, kan det kanskje i noen tilfeller likefrem betale seg å gi vedkommende en “forfremmelse”, slik at han – skjønt til daglig kanskje bare nestkommanderende – kan opptre som fungere sjef, i all fall på visittkortet!
På din eget forretningskort bør du naturligvis lede din stilling og navnet på firmaet din. I Det fjerne østen betyr stillingen din, plassen din i firma-hierarkiet, særlig mer. Sørg derfor for at du får ledet din korrekte tittel på engelsk, uten forkortelser. Eventuelle eksamener bør også bli nevnt – asiatene går svært opp i det området – og dine eventuelle høyere utdannelser bør også bli ledet med de offisielle engelske forkortelsene.
Forkortelser på dansk kan gi anledning til pussige misforståelser. En av bekjentene våre fikk engang et vennlig brev fra en asiatisk forretningsforbindelse. Utover mottakerens egentlige tittel og naturligvis navn, sto det dessuten følgende forkortelser ledet etter navnet: ma.-ti.-ons.-tor. 8-9.
Bekjenten Vår er lege. Og det var altså den telefoniske treffetiden, som den høflige kineseren hadde oppfattet som en del av mannens akademiske utdannelse – og, hvem vet kanskje også legens eksamen-gjennomsnitt?